Wanneer organiseer je de algemene vergadering?
Tijdens de algemene vergadering beslis je samen over de toekomst van je vennootschap met het oog op haar welzijn en vruchtbare werking. Je kan haar bijeenroepen omwille van drie overkoepelende oorzaken:
• Jaarlijkse algemene vergadering | Tijdens deze jaarlijks verplichte vergadering wordt de jaarrekening van het afgelopen boekjaar besproken en goedgekeurd. De vergadering moet doorgaan binnen de zes maanden nadat het vorige boekjaar werd afgesloten.
• Buitengewone algemene vergadering | Als de statuten van de vennootschap veranderen, legt de vennootschap deze opnieuw vast tijdens een buitengewone vergadering. Er moet daarbij een notaris aanwezig zijn.
• Bijzondere algemene vergadering | Bij iedere alarmbelsituatie, zoals flink kapitaalverlies, vergadert de vennootschap tijdens een bijzondere vergadering over de kritische situatie van de vereniging. Deze vergadering moet binnen de twee maanden na het luiden van de alarmbel plaatsvinden.
Wat staat er op de agenda van de algemene vergadering?
De algemene vergadering is een opportuniteit om stil te staan bij de cijfers en de strategie van je bedrijf. Enkele agendapunten:
• De jaarrekening en het jaarverslag overlopen en die wel of niet goedkeuren.
• Kwijting verlenen aan de bestuurders en eventueel een compensatie toewijzen.
• Ontslagen en nieuwe benoemingen van bestuurders voorleggen.
• Veranderingen van de statuten bepalen en goedkeuren.
• Bij kritische situaties beslissen over de opheffing van het vennootschap of beschermende voorzieningen treffen.
Hoe roep je de algemene vergadering bijeen?
Bij een algemene vergadering moeten alle aandeelhouders minstens 15 dagen op voorhand op de hoogte gebracht worden. Je moet daarbij zowel locatie als agendapunten aankondigen en toegang verlenen tot essentiële stukken, zoals de begroting en de jaarrekening. Meestal roept de raad van bestuur de vergadering bijeen. Aandeelhouders die over minstens 10 % van de aandelen beschikken, kunnen ook een vergadering aanvragen. In dat geval moet er binnen de drie weken na de aanvraag een algemene vergadering plaatsvinden.
Wie mag stemmen tijdens de algemene vergadering?
De algemene vergadering kan zowel fysiek als schriftelijk doorgaan. Iedere vennoot heeft één stem. Om rechtsgeldig te kunnen stemmen, moet minstens 50 % van de aandeelhouders aanwezig zijn. Wanneer een vennoot verhinderd is om fysiek aanwezig te zijn, kan hij iemand anders een volmacht geven. Op voorhand stemmen en deelnemen vanop afstand is ook mogelijk. Let wel: check altijd wat de statuten van je vennootschap toestaan of juist niet toestaan. Bij bijzondere beslissingen, zoals verandering van de statuten of opheffing van de vennootschap, is twee derde van de stemmen vereist.
