Bij Umain zijn we allemaal ontzettend gepassioneerd door ons vak en dus springen we bij collega’s zonder verpinken bij. Maar we zijn geen superhelden. (lacht)”
Dag Fien! Vooraleer we van wal steken, kun je uitleggen welke rol jij hebt bij Umain?
“Natuurlijk! Ikzelf bekleed een stoeltje in het team van Umain Gent en ben daar dossierbeheerder. Zoals het woord het al verraadt, houdt dat in dat ik eigen dossiers heb, die ik in goede banen leid. Daarvoor vervul ik vooral controlerende, analyserende en coördinerende taken. Ik ben gestart als junior accountant en na verloop van tijd doorgegroeid naar deze functie van medior accountant met meer klantencontact. De ondernemers wiens dossiers ik opvolg, kunnen altijd bij mij terecht als vast aanspreekpunt. Het is een gevarieerde job die ik met veel plezier uitoefen bij Umain!”
Uiterlijk 20 en 25 januari moesten de btw-aangiftes voor vennootschappen ingediend worden. Maar dat zijn niet de enige deadlines die januari markeren.
“Nee, klopt. Januari is omwille van verschillende redenen ieder jaar weer een drukke maand voor ons accountants. Zo moest nu Q4 van 2024 ingediend worden door de maand- én de kwartaalaangevers. Maar daarnaast moeten we in januari ook heel wat aangiftes vennootschapsbelasting indienen voor de vennootschappen waarbij het boekjaar afsluit op 30 juni. Voeg al die deadlines bij elkaar en je weet dat we bij Umain de eerste maand van het nieuwe jaar nooit met onze vingers draaien. (lacht)”
Terug naar de btw! Welke stappen moeten jullie zetten om de aangiftes tijdig in te dienen?
“Er gaat heel wat werk vooraf aan de btw aangeven. De werking van ieder accountantskantoor is anders, maar bij Umain werken er zelfs verschillende teams aan mee. Dat doen we om de efficiëntie te verhogen. De btw-periode draait vooral rond factuurverwerking. Alle aan- en verkoopfacturen van klanten worden dan correct ingeboekt. Dat is een taak die vaak junior accountants voor hun rekening nemen. Nadien springen de dossierbeheerders bij die de nodige controles uitvoeren. Pas daarna volgt de btw-aangifte waarbij we berekenen hoeveel een ondernemer moet betalen of zal terugvorderen. De accountancy experts controleren die voorbereide aangiftes nog een keertje vooraleer deze worden ingediend. Vervolgens dienen de collega’s van het CSC-team de aangifte pas daadwerkelijk in. Met die informatie koppelen we terug naar onze klant. Dat zijn dus heel wat afzonderlijke stapjes die moeten plaatsvinden voor het verstrijken van de btw-deadlines.”
Het is niet evident als ondernemer te weten wat er allemaal komt kijken bij het halen van de btw-deadlines. Welke misverstanden leven er volgens jou?
“Omdat de btw-periode grotendeels gemarkeerd wordt door het boeken van facturen is er dan minder intensief klantencontact. Daardoor lijkt het misschien soms voor de ondernemer alsof we minder bezig zijn met zijn of haar zaak, terwijl het tegendeel waar is. Een dossierbeheerder heeft makkelijk zo’n 60 tot 70 klanten. Ieder klant bezorgt, soms op de valreep, de nodige aan- en verkoopfacturen. De ondernemer heeft daarmee de aanlevertermijn netjes gerespecteerd, maar ook dan nog kan het voor ons uitdagend zijn alles tijdig te verwerken. Als je tegelijkertijd van 60 klanten 100 te verwerken facturen aankrijgt, de dag voor de deadline verstrijkt, dan is dat een heuse klus. Bij Umain zijn we allemaal ontzettend gepassioneerd door ons vak en dus springen we bij collega’s zonder verpinken bij. Maar we zijn geen superhelden. (lacht)”
Hoe zouden ondernemers accountants een duwtje in de rug kunnen geven richting de eindmeet?
“We vinden het heel belangrijk om ondernemers tot in de puntjes te ondersteunen bij hun cijfers en het hen zo gemakkelijk mogelijk te maken hun boekhouding te beheren. Daarom kunnen ze vlot, het hele jaar door, hun facturen digitaal opladen. Zo hebben wij ze al in ons bezit wanneer we starten met de voorbereiding van de btw. Dat is dus zeker een tip die ik wil meegeven. Laad je aan- en verkoopfacturen tussentijds op. Zo spreid je de administratieve last voor jou en ons bespaart het heel wat kopzorgen en overuren in de btw-periode. Fijn om weten is trouwens dat je als ondernemer door je facturen regelmatig te uploaden ook een beter zicht krijgt op je tussentijds resultaat. Als je wacht om alles in een keer aan te leveren, dan levert die verwerking je weinig inzichten op over een uitgestrekte periode. Terwijl wie doorheen de maand of het kwartaal facturen oplaadt, korter op de feiten zit. Da’s heel leerrijk voor een ondernemer! Mag ik nog een bonustip geven?”
Natuurlijk, Fien! Hoe vlotter de samenwerking tussen ondernemer en accountant, hoe liever.
“Top. Het siert sommige van onze klanten dat ze wachten met facturen aanleveren totdat ze beschikken over alle documenten. Soms geven ze ons een seintje dat ze niet opladen, omdat ze nog wachten op één ontbrekende leveranciersfactuur die op 31 december 2024 zal staan bijvoorbeeld. Het is heel fijn dat we daarvan op de hoogte gesteld worden, maar het hoeft hen niet tegen te houden alle overige facturen met ons te delen. Daar rollen we maar al te graag eerder de mouwen voor op. Het inboeken spreiden, doen we vanzelfsprekend liever dan vlak voor de finish een spurtje te moeten trekken.”
Wat voorzien jullie omgekeerd zodat ondernemers op de hoogte zijn van hun rol in de btw-verwerking?
“Intern hebben we een CSC-team dat zich toespitst op de administratie die bij de btw komt kijken. Daarmee maken ze het werk van de accountants voelbaar lichter. Erg fijn! Het is dit team dat al onze ondernemers zo’n maand voor de uiterlijke indieningsdatum van de btw informeert dat ze hun documenten moeten opladen. Als klanten na het ontvangen van dat mailtje aan de slag gaan, mogen ze op hun twee oren slapen dat hun aangifte tijdig ingediend zal worden. Als extra controle stuurt ons team enkele weken later een herinnering uit naar al die klanten die in de tussentijd nog geen facturen bezorgden. Zo bouwen we een extra controle in en proberen we echt zo goed als alle klanten hun btw-aangiftes binnen de termijn in te dienen.”
De digitalisering van Umain maakt het voor ondernemers eenvoudiger om hun facturen te delen. Maakt de software de btw-periode dan ook draaglijker voor accountants?
“Er zijn heel wat processen die vandaag efficiënter verlopen dan enkele jaren geleden. Ons programma herkent bijvoorbeeld leveranciers, waardoor we hun gegevens niet meer handmatig moeten invoeren, geweldig! Het geheime trucje om de btw-periode zonder stress door te komen, hebben we nog niet gevonden. Al is het heel motiverend dat iedereen bij Umain dezelfde vastberadenheid deelt om alle streefdata te halen.”
Last but nog least, waarom is het zo belangrijk dat de btw netjes op tijd wordt ingediend?
“Het indienen van de btw-aangifte, of je nu een maand- of een kwartaalaangever bent, komt neer op het informeren van de btw-administratie over de voorbije periode. Daarna volgt het ontvangen of het betalen van een verschuldigd btw-saldo. Er zijn consequenties verbonden aan het laattijdig indienen én betalen van dat saldo. Iedere maand dat je onderneming te laat is met de aangifte, krijgt je zaak een boete van 100 euro, die dus maandelijks toeneemt bij laattijdige indiening. Wie te laat indient, betaalt natuurlijk ook zijn of haar openstaande btw-bedrag laattijdig. Daarop begint dan een interest te lopen. Die interest start bij 5 % op het verschuldigde bedrag bij een tijdig ingediende aangifte en 10 % bij een laattijdige ingediende aangifte. Let wel, die interest kan oplopen tot 15 %. De ondernemers die wij begeleiden motiveren we dus echt met de allerbeste bedoelingen. Niemand ontvangt graag boetes. En daarbij is het zonde om je bedrijfsopbrengst daaraan te moeten spenderen. We doen er dan ook alles aan om enerzijds onze klanten aan te moedigen de termijnen te respecteren en anderzijds zelf een versnelling hoger te schakelen om het werk te verzetten. Hier bij Umain is het in januari gezellig druk, maar als we de btw-checkbox weer kunnen afvinken, maakt die stress snel plaats voor trots. We hebben het toch maar weer gedaan!”
Bedankt voor de boeiende toelichting, Fien! We kijken alvast met een ander paar ogen naar de volgende btw-periode.
Wil je kunnen rekenen op een accountant die met je kan meepraten over btw-deadlines en ondernemingsplannen? Umain maakt graag kennis met jouw cijfers én jouw droom.
