Sinds januari 2026 verloopt de elektronische facturatie tussen Belgische bedrijven via het Peppol-netwerk. Dat verandert echter niets aan een belangrijke regel: ben je niet akkoord met een ontvangen factuur, protesteer dan tijdig en duidelijk. Doordat een factuur anders als aanvaard geldt, kan dit gevolgen hebben zoals een betaalverplichting.
Technische status is niet hetzelfde als juridisch bezwaar
Moderne boekhoudprogramma’s maken het makkelijk om facturen digitaal te verwerken. Je kunt een factuur bijvoorbeeld als afgekeurd of in behandeling markeren. Maar zo’n technische status is niet automatisch een juridisch geldige manier van protesteren.
Peppol is in eerste instantie een beveiligd netwerk voor directe uitwisseling van facturen tussen systemen. Maar het biedt zelf geen systeem aan om facturen juridisch te betwisten. Een interne status toont dus niet noodzakelijk dat je leverancier op de hoogte is van je bezwaren.
Wil je een factuur echt betwisten? Zorg dat je bezwaar de leverancier ook werkelijk bereikt.
Protesteer schriftelijk en wees duidelijk
Wil je een factuur betwisten, doe het dan schriftelijk. Het kan per e-mail of, als de situatie dat vraagt, via een aangetekende brief. Een goed beargumenteerde e-mail kan meestal volstaan, maar belangrijk is dat je achteraf kunt aantonen dat de leverancier jouw bezwaar heeft ontvangen.
Vermeld altijd helder over welke factuur het gaat. Noteer minstens het factuurnummer en de factuurdatum. Leg vervolgens concreet uit wat er volgens jou niet klopt.
Dat kan bijvoorbeeld gaan over:
- werken of diensten die niet zijn uitgevoerd
- foutieve hoeveelheden
- een prijs die afwijkt van de afspraken
- goederen of diensten die onvolledig of gebrekkig zijn geleverd
- een dubbele of onterechte factuur
Een algemene opmerking zoals “Ik ben niet akkoord met deze factuur” is weinig overtuigend. Hoe specifieker je je bezwaar motiveert, hoe sterker je bewijspositie. Voeg waar mogelijk relevante documenten toe, zoals een bestelbon, offerte, overeenkomst of leveringsbewijs.
Reageer niet te laat
In een b2b-context moet je een factuur binnen een redelijke termijn protesteren. Wat precies redelijk is, hangt af van de concrete situatie. Termijnen van 7 tot 14 dagen zijn een gangbare richtlijn, terwijl in sommige situaties maximaal een maand verdedigbaar kan zijn. De beste aanpak: reageer zodra je een fout merkt en wacht niet onnodig af.
Controleer ook altijd je algemene voorwaarden en eventuele onderliggende overeenkomsten. Daarin kunnen specifieke termijnen of formaliteiten staan voor het betwisten van facturen. Die afspraken kunnen voor jouw bedrijf van groot belang zijn.
Zorg voor bewijs van ontvangst
Niet alleen de inhoud van je protest telt. Ook het bewijs is belangrijk. Kun je aantonen dat je bezwaar daadwerkelijk bij de leverancier is aangekomen?
Vraag bij een e-mail om een ontvangst- of leesbevestiging. Een reactie van de leverancier waarin hij je protest erkent, is natuurlijk ook nuttig. Kies je voor een aangetekende brief, bewaar dan het verzendbewijs en de track-and-tracegegevens zorgvuldig.
Nog een tip: bewaar alle verdere communicatie. Reageert de leverancier op je protest, volg dan op en laat het niet versloffen. De correspondentie kan een belangrijke rol spelen in een juridisch geschil.
Maak duidelijke afspraken met je accountant
Voor veel kmo’s is een goede interne factuurflow minstens even belangrijk als het juridische protest zelf. Bespreek met je accountant of boekhouder hoe binnenkomende facturen worden gecontroleerd en goedgekeurd. Vermijd dat facturen automatisch worden verwerkt zonder dat iemand ze inhoudelijk nagaat op correctheid.
Een digitale goedkeuringsflow kan daarbij nuttig zijn. Zo behoud je als zaakvoerder overzicht en kunnen mogelijke fouten sneller worden opgespoord.
