Het is nooit te laat om een eerste stap te zetten. De helft van het werk is beseffen dat je een achterstand hebt en daar verandering in willen brengen."
Wat voorafging …
“Wie in 2017 ons kantoor binnenwandelde, kon niet voorbij de dossierkasten en papierstapels kijken. Élk dossier werd afgedrukt en fysiek bewaard. Tegelijk waren er al enkele klanten die hun documenten digitaal aanleverden, waardoor we al snel het overzicht verloren. Hoewel iedereen begreep dat digitalisatie onvermijdelijk was, sloegen we er niet in om de switch te maken. Onze organisatie was niet vertrouwd met verandering. We moesten het over een andere boeg gooien.”
1 | Betrek je team
“Als je nieuwe systemen in je organisatie wilt implementeren, heb je de buy-in van je team nodig. Zij zullen namelijk met de software werken en hebben dus letterlijk alle tools in handen om digitalisatie te blokkeren of te faciliteren. In principe is IT-stilstand vooral het gevolg van een mentale barrière. Ik was als enige overtuigd van Silverfin en probeerde de implementatie erdoor te duwen, maar omdat ik niemand bij die keuze betrok, waren er geen ambassadeurs.”
“Om onze Umain’ers mee in dat veranderingsproces te betrekken, organiseren we workshops over onder meer onze nieuwe boekhoudsoftware en de Metaverse. Daar distilleren we dan actiepunten uit waar we verder mee aan de slag gaan in kleinere werkgroepen. Vandaag wordt de beslissing om te innoveren door het hele team gedragen, want ze heeft de nieuwe realiteit mogen co-creëren.”
2 | Maak je organisatie vertrouwd met verandering
“Verandering wordt vaak als bedreiging gepercipieerd, maar als je het positief omkadert, ga je veel meer mensen meekrijgen. Bij Umain zijn we zeer open over onze visie en strategie, we lichten toe op welke manier een bepaalde implementatie in dat verhaal past en wat de meerwaarde is voor onze Umain’ers en de klant.”
“Het zou voor onze mensen nu zelfs vreemd aanvoelen om niet meer te evolueren. Uiteindelijk gaat het ook over de toekomst van de sector. Als er effectief een aantal jobs worden vervangen door AI, kan je daar vandaag al samen over nadenken en op anticiperen. En uiteraard hoop je dat iedereen aan boord is, maar dat is wishful thinking. Ook wij hebben helaas een aantal zeer goede mensen verloren die zich niet in die visie konden vinden. Dat is jammer, maar het hoort erbij.”
3 | Wees een early adopter
“Wanneer je van plan bent om over te stappen naar een nieuwe software, hoef je niet te wachten tot het perfecte systeem op de markt is. Het is dan misschien niet je eerste keuze, maar als het juist aanvoelt, heb je wel meteen een basis waarop je kan voortbouwen. Toen we in 2016 kozen om met Silverfin verder te gaan, waren we één van de eersten. We hebben sindsdien stelselmatig modules geïmplementeerd om onze IT-voorsprong te vergroten.”
“Op de duur bouw je een vertrouwensrelatie met je softwareleverancier op en kan je zelfs mee de markt beïnvloeden. Een goed voorbeeld hiervan is de koppeling tussen de boekhoudsoftware Odoo en het aanleverplatform Clearfacts die we mee hielpen ontwikkelen. Wij droegen rechtstreeks bij aan het eindresultaat door onze mensen als feedbackgroep in te zetten. Daardoor verbeterde de user experience en konden we onze klanten een betere service bieden. Believe in progress not in perfection, vat het volgens mij wel mooi samen.”
4 | Innoveer stap voor stap
“Test de software eerst binnen een klein deel van je organisatie. Dat geeft je de nodige flexibiliteit om optimalisaties door te voeren. In een volgende fase kan je de updates dan stapsgewijs implementeren in de rest van je bedrijf. Op die manier loop je geen achterstand op en vermijd je alle aanpassingen in één keer binnen je hele organisatie te moeten doorvoeren.”
“Het is nooit te laat om een eerste stap te zetten. De helft van het werk is beseffen dat je een achterstand hebt en daar verandering in willen brengen. Beschouw het niet als een onoverkomelijke berg, maar neem trede per trede. Als je dan een paar jaar later achteromkijkt, zie je wat een ongelofelijke sprong je hebt gemaakt. Ook al zal je ongetwijfeld op heel wat struikelblokken stoten. Verandering is nooit een rechte lijn naar boven. Soms neem je één stap achteruit, om er dan twee vooruit te zetten. Reculer, pour mieux sauter.”
Hoe ga je van een klassiek (boekhoud)kantoor naar innovatief (advies)bedrijf? Dat was de insteek van de inspiratietour voor notarissen die op 29 mei bij Umain halthield. Voor co-CEO’s Jerry Wieme en Wouter Van de Velde dé gelegenheid om terug te blikken op het onvergetelijke ondernemerstraject dat ze de afgelopen jaren met Umain aflegden. Ze besloten hun verhaal in een reeks van 5 inspiratieblogs met andere ambitieuze ondernemers te delen.
