Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing (digitale facturatie) tussen ondernemingen verplicht. De papieren boekhouding wordt daarmee definitief verleden tijd. Welke tools je daarvoor best gebruikt, hangt af van je activiteiten. Maar ook als je vandaag al met aparte admin- en boekhoudsoftware werkt, loont het de moeite die aan elkaar te koppelen. Zo vermijd je dubbel werk en krijg je sneller inzicht in je resultaten. We overlopen hier hoe je naar een volledig digitale boekhouding evolueert.
De eerste schakel in het boekhoudproces is de facturatie. Dit wordt ook wel pre-accounting genoemd. Er bestaat aan waaier aan admintools waarin je vlot facturen, kassatickets en andere verkoopdocumenten opmaakt. In principe wordt de keuze bepaald door je werkwijze. Zo heb je onder meer e-invoicing op basis van timesheets, offertes of projectmanagement. Daarnaast is er gespecialiseerde software voor ondernemers die met dagontvangsten werken.
Op zoek naar de juiste pre-accountingtool of het ideale CRM-systeem voor jouw business?
Factuur opgemaakt of ontvangen? Dan wil je die natuurlijk graag zo efficiënt mogelijk aan je boekhouding toevoegen. Dat gebeurt doorgaans via een aanleverplatform van de boekhoudsoftware waarmee je accountant werkt. Dankzij een handige koppeling tussen je facturatie- en boekhoudtool hoef je je verkoopdocumenten niet meer handmatig uit te printen, in te scannen en door te sturen, maar verloopt de hele aanleverprocedure automatisch. Verder bieden de meeste applicaties de mogelijkheid om je aankoopdocumenten via een foto te uploaden.
Je accountant verwerkt alle documenten en maakt de btw-aangifte op. Ticketje vergeten? Geen zorgen, op je dashboard kan je makkelijk ontbrekende documenten detecteren. Verder geven sommige boekhoudtools je de mogelijkheid om de verwerking live te tracken. Dat is vooral interessant als je graag alle resultaten op de voet volgt en bijvoorbeeld regelmatig aan een board rapporteert.
Wanneer je boekhouding verwerkt is, kan je je cijfers in de boekhoudsoftware raadplegen. Dat is vaak in de vorm van een highlevel dashboard, waarin alle voorlopige resultaten netjes worden uitgesplitst. Elke boekhoudtool biedt dit standaard aan. Toch nood aan een diepgaandere analyse? Dan biedt financial reporting wellicht een goede oplossing voor jou. In dit interview licht onze financial controller toe hoe reporting in de praktijk werkt.
Umain is een accountancykantoor met vestigingen in Gent (Mariakerke), Eeklo en Waarschoot. Wie we écht zijn? Een accountancypartner voor start-ups, scale-ups en kmo’s die graag zo dicht mogelijk bij de ondernemer staat. Wij geloven dat ondernemers door hun innovatieve ideeën een cruciale rol in de maatschappij spelen. Daarom ontzorgen we hen zoveel mogelijk bij hun boekhoudkundige plichten én geven we hen meer inzicht in hun cijfers.