Wat is een ‘gestructureerde elektronische factuur’?
In plaats van een simpele pdf moet een e-factuur vanaf 2026 voldoen aan strikte Europese normen op het gebied van inhoud (semantiek) en opbouw (syntaxis). Concreet houdt dit in dat je factuur machineleesbaar moet zijn, zodat ze automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware en de overheid.
De overheid kiest voor het formaat Peppol BIS dat verzonden wordt via het beveiligde Peppol-netwerk. Dat systeem wordt nu al gebruikt voor facturen aan overheidsinstellingen. In uitzonderlijke gevallen kunnen bedrijven een ander formaat gebruiken, maar alleen als dat volledig gelijkwaardig is én onder specifieke voorwaarden.
Nieuwe regel rond btw-afronding
Een van de opmerkelijke technische wijzigingen is de manier waarop btw moet worden afgerond. Waar je vroeger per productlijn of btw-tarief mocht afronden, is dat vanaf 2026 niet langer toegestaan bij e-facturen. Enkel een afronding op het totaalbedrag van de btw is nog wettelijk toegelaten.
Dit moet verschillen bij de verwerking van factuurgegevens – bijvoorbeeld tussen boekhoudsystemen – vermijden.
Als je niet in orde bent?
Wie vanaf 2026 geen geldige e-facturen kan versturen of ontvangen, riskeert stevige boetes:
– 1500 euro bij de eerste overtreding
– 3000 euro bij een tweede overtreding
– 5000 euro vanaf de derde overtreding
Een nieuwe overtreding wordt pas als ‘volgend’ beschouwd als er minstens drie maanden liggen tussen de vaststellingen. Hiermee krijgen ondernemers voldoende tijd om zich aan te passen. Daarnaast blijven ook bestaande sancties gelden voor te laat factureren of technisch ongeldige documenten, net zoals dat al het geval is bij papieren of klassieke digitale facturen.
Heb je nog vragen over Peppol of wil je gewoon even checken of je helemaal mee bent? Neem dan zeker een kijkje op onze pagina met veelgestelde vragen of bekijk onze facturatietool. Daar vind je duidelijke antwoorden en handige tips, allemaal op één plek.
