Categorie: tips & tricks

Op de digitale trein: naar een boekhoudsysteem dat werkt voor jou

Wat houdt de verplichte e-invoicing precies in?

De verplichte invoering van e-invoicing heeft enkel betrekking tot b2b-facturatie. Belangrijke nuance: het gaat daarbij over een digitaal facturatiesysteem om op een gestructureerde manier elektronische facturen te sturen. Je factuur als pdf-bestand verzenden, is dus helaas niet voldoende. Gelukkig voldoen de meeste boekhoudpakketten aan de wettelijke voorwaarden. Maar in de waaier aan mogelijkheden, rijst vooral de vraag: welk systeem werkt nu het beste voor jou?

Welk boekhoudsysteem werkt het beste voor jou?

Dat hangt ervan af! Elke ondernemer heeft andere (digitale) noden. Misschien blijf je liefst zo ver mogelijk weg van computers en tools, en hou je je boekhouding nog steeds op papier of via Excel bij. Maar het is ook goed mogelijk dat je al enkele tools gebruikt en dat je eerder zoekt naar optimalisatie- en automatisatiemogelijkheden om nog efficiënter te werken. We overlopen hieronder twee veelvoorkomende situaties waar onze IT-adviestrajecten op maat aan tegemoetkomen.

Piste 1: je hebt geen of weinig affiniteit met (digitale) administratie

Jouw challenge

Je administratie is niet de reden waarom je zelfstandige bent geworden. Uitdokteren welke boekhoudtool je nodig hebt, voelt dan ook aan als een grote opdracht. Begrijpelijk! Want waar begin je precies? En hoe kan een tool je meer tijd opleveren als het gebruik ervan niet vlot verloopt?

Onze aanpak

De allereerste stap is een verkennend gesprek met onze IT-advisor. Geen salespitch, maar een grondige kennismaking om te begrijpen hoe je werkt en waar je tegenaan loopt. Op die manier kunnen we een oplossing voorstellen waar je écht voordeel uit haalt. En ook bij de installatie en implementatie blijven we aan je zijde. Zo weten we dat de switch naar een onbekend systeem vaak minder vanzelfsprekend is dan de demo laat uitschijnen. Om je maximaal van de ontzorging te laten profiteren die de tool belooft, investeren we bewust veel tijd in opstart en support. Het doel? Het systeem laten werken voor jou in plaats van andersom.

Piste 2: je wilt je administratie en boekhouding automatiseren

Jouw challenge

Je financiële administratie verloopt overwegend digitaal. De afgelopen jaren werd je IT-infrastructuur flink uitgebreid met allerlei nieuwe admin- en facturatietools. Maar je team verliest nog vaak heel wat tijd met handmatige aanpassingen, omdat je systemen niet optimaal op elkaar zijn afgestemd.

Onze aanpak

Als scale-up of kmo kan je dankzij de juiste technologie snel veel terrein winnen. Denk aan het automatiseren van facturatie en het opvolgen van betalingen. Toch hoef je daarvoor niet altijd een nieuwe tool te implementeren. Soms ligt de oplossing namelijk dichter dan je denkt. Om te weten wat er precies nodig is, vertrekken we van een uitvoerige analyse van je huidige werkwijze en systemen. Afhankelijk van je noden, bouwen we de juiste koppelingen tussen je systemen en installeren we – waar nodig – nieuwe tools die schaalbaar zijn naar de toekomst. Maar digitalisatie en automatisatie is ook een mentaal verhaal. Daarom komen we graag ter plaatse om je team zelfstandig met je systemen te leren werken en lassen we tijdens de eerste maanden regelmatig feedbackmomenten in. Het doel? Technologie een bondgenoot van je groeiverhaal maken.

Je boekhouding digitaliseren en automatiseren? Onze IT-advisor schuift graag met jou aan tafel!

Get in touch >>

3 strategische pistes om je bedrijf te laten groeien in 2024

Waar wil ik naartoe?

Om te bepalen wat een succesjaar voor jou betekent, grijp je best terug naar je langetermijnvisie. Als je weet waar je over 5 jaar met je bedrijf en als ondernemer wilt staan, kan je beter invulling geven aan je groeiplan. Zo blijkt soms dat de groeimarge op een heel andere plek zit dan je verwacht. Misschien moet je consolideren in omzet, maar groeien in winstgevendheid. Wie weet is het moment aangebroken om meer personeel aan te werven of om bepaalde activiteiten af te stoten. De mogelijkheden zijn eindeloos. Moraal van het verhaal: pas van zodra je langetermijnplan helder is, kan je de doelen en middelen voor 2024 vastleggen.

Hoe realiseer ik mijn businessdoelen?

Groeipiste 1: meer omzet

De meest voor de hand liggende manier om je omzet (en winst) te boosten is door je verkoopproces te optimaliseren. Komt je factuur mooi overeen met het aantal gepresteerde uren? Trek je de juiste leads aan? Maar het is ook goed mogelijk dat je moet investeren om te groeien. De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen is welke stijging haalbaar is voor je bedrijf. Neem nu dat je met 20 % wilt groeien, betekent dat vaak ook 20 % meer investeren in mensen of voorraad. Daarbij duurt het doorgaans een tijdje voor die investeringen renderen. Denk aan de opleiding van je personeel, de tijd die nodig is om processen op te zetten of de installatiekost van nieuwe productiemachines. Meestal voel je pas later het effect van je investeringen.

Tip | Voor een bouwbedrijf is een omzetstijging van 20 % een zeer goed resultaat, voor een SAAS-bedrijf is een verdubbeling van recurrente omzet de norm. Benchmark met concurrenten in jouw sector om te bepalen wat een gezond groeicijfer voor jouw business is.

Groeipiste 2: meer winst 

Over het algemeen gaat winstoptimalisatie vooral over het verhogen van de efficiëntie binnen je bedrijf. Zo is het misschien interessant om minder lucratieve activiteiten terug te schroeven en de vrijgekomen tijd te investeren in activiteiten waar je meer marge op neemt. Of wie weet biedt je vaste kostenstructuur wel extra groeiopportuniteiten, door bijvoorbeeld de ruimte in je magazijn of je consultants op de bench beter te benutten. Ook hier speelt je sector een belangrijke rol. Vaak draaien innovatieve bedrijven in de eerste paar jaar flink verlies door hun hoge R&D-kost. Pas van zodra het product een bepaalde maturiteit bereikt, dalen de (ontwikkel)kosten en stijgt het resultaat.

Tip | Je winst is niet noodzakelijk gelijk aan wat er op je bankrekening staat. Bijvoorbeeld: als je investeert in voorraad of een nieuwe vestiging opent, ben je dat geld niet kwijt maar vloeit het in latere instantie terug.

Groeipiste 3: meer personeel 

Kies je in 2024 voor een betere work-lifebalance? Wil je meer investeren in je retentiebeleid? Dan kan het een strategische keuze zijn om je team te versterken met nieuw talent. Extra mensen zorgen niet altijd voor een boost in winst of omzet, maar maken jouw leven en dat van je collega’s wel een stuk aangenamer. En daar pluk je ongetwijfeld de vruchten van op lange termijn. Je hoeft namelijk niet meer te rekenen op een billability van 99 %, waardoor er minder uitstroom is van mensen die een andere uitdaging aangaan en minder risico is op uitval door bijvoorbeeld burn-out. Bovendien hoef je dan niet extra te investeren in headhunting of opleiding én verlies je geen personeel aan de concurrentie, wat in de huidige war on keeping talent cruciaal is.

Tip | Twijfel je over welke profielen je best eerst aantrekt? Begin bij de taken die je het minst graag doet als ondernemer. Als je bijvoorbeeld sterk bent in administratie, maar minder in sales, is het aangewezen om een accountmanager aan te werven. Voor leidinggevende functies geldt dan weer de gouden regel: 1 manager voor maximaal 10 teamleden.

Waar blijft die groei?

Waar blijft die groei?Je hebt flink geïnvesteerd in de groei van je onderneming, maar de resultaten laten op zich wachten. Om je meteen gerust te stellen, dat is voor heel wat ondernemers een herkenbaar én normaal fenomeen. Je resultaten lopen namelijk niet lineair met je investeringen, maar volgen doorgaans een S-curve. Meestal boek je in de beginfase snel winst omdat je zelf veel werk opneemt en vlakt die weer af zodra je een verzadigingspunt bereikt. Dat is het moment waarop nieuwe investeringen nodig zijn. Werf je extra mensen aan of breid je je voorraad of productiesite uit? Dan komt er een vaste kost bij die aanvankelijk een negatieve invloed op je winst uitwerkt. Pas nadat die investeringen beginnen te renderen, vertaalt zich dat naar meer omzet en winst. Onze (laatste) tip: hou vinger aan de pols en meet je return on investment, zodat je precies weet wat (niet) werkt.

Je ambities voor 2024 met onze experts bespreken?

Let’s grow >>

Deadline in zicht: eerste hulp bij aanpassing van je vennootschapsstatuten

Wanneer moet ik mijn vennootschapsstatuut aanpassen?

Op 1 januari 2020 ging het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voor alle bestaande vennootschappen van kracht. Concreet werden daarmee heel wat aanpassingen geïntroduceerd, zoals een flinke vereenvoudiging van het aantal vennootschapsvormen. Het gevolg voor jou? Als jouw vennootschap voor 1 mei 2019 werd opgericht, moeten je statuten uiterlijk 31 december 2023 op deze nieuwe regelgeving afgestemd zijn. Wanneer je onderneming na 1 mei 2019 werd opgericht, zijn je statuten al in overeenstemming met het WVV en hoef je hier geen rekening meer mee te houden. 

Tussen welke vennootschapsvormen moet ik kiezen?

Less is more! Voortaan telt het WVV nog maar vier basisvennootschapsvormen:

• De besloten vennootschap (BV)

• De naamloze vennootschap (NV)

• De coöperatieve vennootschap (CV) 

• De maatschap (hieronder vallen de VOF of commanditaire vennootschap)

Afhankelijk van jouw activiteiten kies je voor één van deze vier vennootschapsvormen.  

Wat als je te laat bent?

In dat geval worden je statuten automatisch omgezet naar de vennootschapsvorm die het dichtst aansluit bij je oude vorm. Toch neem je maar beter geen risico’s, aangezien jij als bestuurder aansprakelijk bent voor alle schade die de vennootschap, vereniging of derden als gevolg van deze vergetelheid lijden. 

Hoe haal ik hier voordeel uit?

Elke verandering is een kans om het beter te doen, als je ’t ons vraagt. En dat geldt zeker ook voor jouw statutenwijziging. Je onderneming is in de loop der jaren ongetwijfeld al flink geëvolueerd. Mogelijks zijn je activiteiten intussen veranderd of ben je van plan om ze uit te breiden, waardoor ze beter onder een andere ondernemingsvorm passen. Of misschien heb je baat bij een naamswijziging en een aanpassing of verlenging van je boekjaar. En ook de regeling rond de overdracht van aandelen kan onder de loep genomen worden. Aan opportuniteiten geen gebrek dus! 

Hoe begin ik hier aan?

Wil je dit zo snel mogelijk in orde brengen? Of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw onderneming? Van administratieve ontzorging, naar optimalisaties van je statuten, tot balans- en liquiditeitstesten: Umain biedt ondersteuning op maat van jouw noden. Tijdens een verkennend gesprek bekijken we graag hoe we jou zo goed mogelijk kunnen begeleiden. 

Vragen over je statutenwijziging? Ons team staat voor je klaar!

Contacteer ons >>

Onroerend goed in Frankrijk? Opgelet: aangifte vóór 1 juli 2023!

Wanneer is deze aangifteverplichting van toepassing op jou?

Iedereen die een onroerend goed in Frankrijk bezit dat gebruikt wordt voor bewoning, is in principe aangifteplichtig. Het gaat daarbij niet alleen over Franse inwoners of volle privéeigenaars. Ook voor vruchtgebruikers, mede-eigenaars of (Franse en Belgische) vennootschappen en de Franse SCI (Société Civile Immobilière) geldt deze verplichting. 

Wat houdt deze nieuwe aangifteregeling precies in?

Sinds 2023 hoef je geen taxe d’habitation (Franse belasting verschuldigd door de gebruiker van een woning) meer te betalen op je hoofdverblijfplaats in Frankrijk. Als je daarentegen over een tweede verblijf beschikt of je woning aan derden verhuurt, moet je wel nog een aangifte indienen. Op die manier weet de Franse fiscus perfect aan welke panden hij een taxe d’habitation of een leegstandsheffing moet toekennen. Op basis van de gegevens uit je aangifte wordt het bedrag van je belastingen bepaald.

Welke gegevens zijn belangrijk voor je aangifte?

Welke informatie je moet delen, hangt af van je situatie. We helpen je hieronder alvast op weg. 

• Aard van de bewoning: gaat het om een hoofdverblijfplaats, tweede verblijf, verhuurde woning, een gratis ter beschikking gestelde woning of leegstaand pand?

• Bewoners pand: woon je zelf in het pand of verhuur je het aan derden?

• Hoedanigheid bewoners: zijn de bewoners van je pand natuurlijke personen of betreft het een vennootschap?

• Begin- en einddatum bewoning: tussen welke periode bewoon je het pand of is er sprake van leegstand? 

Verhuur je je tweede verblijf tijdens de vakantie? Geef aan tussen welke periode je het pand verhuurt en wie (jezelf of een beheerder) de uitbating verzorgt. 

Hoe breng je dit in orde?

De aangifte dien je in via je persoonlijke of professionele account op de website van de Franse belastingdienst (www.impots.gouv.fr). Je hoeft dit slechts één keer te doen. Als je situatie in de tussentijd verandert, stel je gewoon een nieuwe aangifte op. Heb je nog geen account? Dan kan je dit eenvoudig op de site aanmaken. 

Wat als je te laat bent of een foutieve aangifte indient?

In dat geval riskeer je een boete van 150 euro per woning en ben je nog steeds verplicht om je aangifte in te dienen. Zorg er dus zeker voor dat je je aangifte vóór 1 juli 2023 indient.

Heb je vragen over de belastingplicht van een tweede verblijf in het buitenland? Wij staan voor je klaar!

Contacteer ons >>

Fiscale hervorming auteursrechten: wat weten we (nog niet)?

Waarom wordt het fiscale regime voor auteursrechten aangepast?

Auteursrechten zijn al jaren een erg populaire verloningstechniek. Dat heeft onder meer te maken met het fiscaalgunstig kader en het ruime toepassingsgebied. Zo worden auteursrechten vandaag aan heel uiteenlopende beroepscategorieën toegekend, zoals kunstenaars, auteurs, journalisten, IT’ers, marketeers, fotografen, architecten en allerhande vrije beroepen. Maar net door die groeiende populariteit, besloot de wetgever het systeem onder de loep te nemen. Daarmee wil hij naar zijn oorspronkelijke doel terugkeren: een gunstig fiscaal regime creëren voor de onregelmatige en wisselvallige inkomsten uit artistieke activiteiten.

Het toepassingsgebied: onzekerheid troef

Als je in het verleden al vergoedingen ontving voor de overdracht of licentie van auteursrechten, kom je terecht in een overgangsregeling. Concreet zijn auteursrechten, sinds de hervorming, enkel toepasbaar op originele kunstwerken en werken van letterkunde. Hoe breed je deze begrippen kan interpreteren, is voorlopig onduidelijk. Bovendien moet je voortaan over een kunstwerkattest beschikken. Belangrijke kanttekening: de commissie die deze attesten uitkeert, is nog niet opgericht. Een alternatieve voorwaarde is dat je je werk toegankelijk maakt voor het brede publiek, maar ook hier is het koffiedik kijken wat dit dan precies inhoudt. Je leest ’t dus goed, tot op vandaag bestaat er nog flink wat onzekerheid over het toepassingsgebied van de nieuwe regeling. 

Fiscale impact: twee nieuwe begrenzingen op auteursrechten

1 | Regel van vier

De inkomsten uit auteursrechten hebben een absoluut maximumplafond van € 64.070 voor aanslagjaar 2023 en € 70.220 euro voor aanslagjaar 2024. Daar komt nu een extra begrenzing op. Hiervoor moet je kijken naar het gemiddelde van de inkomsten die je, in de in de voorbije vier belastbare perioden, uit auteursrechten vergaarde. Als dit gemiddelde het maximumplafond overschrijdt, kan je voor het huidige aanslagjaar niet meer terugvallen op dit gunstregime.

2 | 30/70-Verhouding en overgangsregeling

Daarnaast werd de verhouding tussen de vergoeding uit auteursrechten en de totale vergoeding voor het leveren van prestaties (beroepsinkomen) wettelijk begrensd op 30/70. De algemene regel is dus dat je auteursrechtenvergoeding niet meer dan 30 % van je totale vergoeding mag bedragen. Deze regel geldt voor iedereen die, vanaf 1 januari 2023, van deze voordelen wil genieten. Als je al eerder van dit gunstregime gebruik hebt gemaakt, heb je recht op een overgangsregeling, waarbij de verhouding als volgt wordt afgebouwd:

• Voor inkomstenjaar 2023 – aanslagjaar 2024 geldt een split van 50/50

• Voor inkomstenjaar 2024 – aanslagjaar 2025 geldt een split van 40/60

• Voor inkomstenjaar 2025 – aanslagjaar 2026 geldt een split van 30/70

Vanaf 2025 wordt de 30/70-regel dus sowieso voor iedereen van toepassing.

Wat betekent deze hervorming voor jou?

De recente wetswijziging roept heel wat vragen op. Daardoor kunnen we nog geen haarscherpe vertaalslag maken. Puur fiscaal is de hervorming klaar en duidelijk. Maar in welke mate deze nieuwe regels op jouw sector van toepassing zijn, is voorlopig onzeker. Vooral voor IT’ers, architecten en vrije beroepen is het wachten op verheldering van bovenaf. Al is er wel een lichtpuntje aan de horizon. Zo verzekerde de minister recentelijk dat hij geen specifieke beroepssectoren zou uitsluiten. To be continued!

Heb je vragen over auteursrechten of over de impact van de fiscale hervormingen op jouw business? Wij staan voor je klaar!

Contacteer ons >>

Vergroening van autofiscaliteit: wat verandert er voor jou?

Nieuwe autofiscaliteit: wat verandert er nu precies?

Bepaalde categorieën van bedrijfswagens zullen minder fiscale voordelen genieten dan voordien. Gelukkig gebeurt dat niet van vandaag op morgen. Alle bedrijfsauto’s die voor 1 juli 2023 besteld worden, vallen onder de oude fiscale regelgeving en behouden een aftrekpercentage tussen 40 en 100 %. Deze formules blijven trouwens gedurende de hele levensduur van je auto van toepassing, zolang die bij dezelfde (rechts)persoon ingeschreven staat. 

Wagens op fossiele brandstof: diesel, benzine, CNG, LPG, mild hybride

Koop je tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025 een nieuwe wagen die op fossiele brandstof rijdt? Dan geldt er een overgangsregeling. Gedurende die periode wordt de maximale fiscale aftrekbaarheid van autokosten gestaag afgebouwd naar 75 %. In 2026 daalt het aftrekpercentage verder naar 50 %, om dan in 2027 te eindigen op 25 %. Vanaf 2028 vervallen alle fiscale voordelen. Belangrijk om nog mee te geven: bedrijfswagens op fossiele brandstoffen die na 31 december 2025 worden besteld zijn sowieso niet meer fiscaal aftrekbaar.

Plug-in hybrides

Voor plug-in hybrides die je na 1 juli 2023 aankoopt, geldt precies dezelfde overgangsregeling als voor bedrijfsauto’s op fossiele brandstoffen, al is er wel een nuance. Wanneer je de wagen tussen 31 december 2022 en 1 juli 2023 bestelt, is de fiscale aftrekbaarheid van de brandstofkosten tot en met 2026 begrensd tot 50 % terwijl alle andere kosten wel 100 % aftrekbaar zijn. Nadien verloopt de degressie zoals bij de fossiele soortgenoten. De moraal van het verhaal is alvast duidelijk: go green!

Elektrische bedrijfswagens

Wie kiest voor een groen wagenpark wordt door de overheid beloond. Zo blijven elektrische bedrijfswagens, zowel batterij-elektrisch als waterstof-elektrisch, die voor 2027 aangekocht worden voor de volle 100 % fiscaal aftrekbaar. Nadien zal het aftrekpercentage opnieuw gradueel afnemen om dan in 2031 definitief te blijven hangen op 67,5 %. 

En euhm … Wat als mijn auto na 1 juli 2023 geleverd wordt?

Geen zorgen! De enige datum die telt, is de dag waarop je het aankoopcontract afsluit. Als je elektrisch rijden liever nog even uitstelt, raden we dus zeker aan om tijdig op de nieuwe autofiscaliteit te anticiperen. 

Samen even de fiscale kant van je aankoopplannen bekijken? Wij staan voor je klaar!

Plan een businessbabbel in >>